Công việc kết hợp không hoàn hảo, nhưng Công nghệ có thể giúp bạn cải thiện điều đó

COVID-19 đã thay đổi cách chúng tôi làm việc.

Trong đại dịch, nhiều doanh nghiêp ngày càng phụ thuộc vào các công nghệ cộng tác từ xa. Cuộc khủng hoảng toàn cầu đã đẩy nhanh việc áp dụng các công cụ và thực hành làm việc qua mạng theo cách chưa từng có. Từ tháng 4 năm 2020, khoảng một nửa số công ty báo cáo rằng hơn 80% nhân viên của họ làm việc tại nhà vì COVID-19. Sự thay đổi đó được thực hiện nhờ nhiều thập kỷ nghiên cứu và sau đó là phát triển các công nghệ phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa, nhưng không phải ai cũng sử dụng những công nghệ này một cách dễ dàng. 

Kể từ thời điểm đó, chúng tôi đã học được nhiều hơn về cộng tác ảo. Một điều nổi bật là: Sự sắp xếp công việc kết hợp - tức là những nhân viên thực hiện một số nhiệm vụ trong văn phòng và những công việc khác - rõ ràng sẽ là một phần quan trọng của bức tranh.

Một cuộc khảo sát từ tháng 4 năm 2021 cho thấy 99% các nhà lãnh đạo nguồn nhân lực mong đợi nhân viên sẽ làm việc theo một kiểu sắp xếp kết hợp nào đó trong tương lai. Nhiều người đã bắt đầu làm việc theo kiểu kết hợp giữa văn phòng và làm việc tại nhà. Một ví dụ về các dịch vụ lưu trữ tệp, các phần mềm quản lý nhân sự, đã được các công ty tin học thực hiện thay đổi liên tục trong thời gian đại dịch, cho phép nhân viên làm việc tại nhà và tổ chức các cuộc họp nhóm tại văn phòng.

Định nghĩa về "hỗn hợp" khác nhau ở các tổ chức khác. Một số công nhân có thể ở văn phòng vài ngày một tuần hoặc cách ngày. Các doanh nghiệp khác có thể chỉ yêu cầu thời gian gặp mặt không thường xuyên, có thể gặp gỡ tại một địa điểm tập trung mỗi quý một lần.

Dù bằng cách nào, nghiên cứu cho thấy nhiều công ty thất bại trong việc triển khai lực lượng lao động ảo.

Làm việc từ xa so với tại văn phòng

Công việc tại văn phòng thúc đẩy cấu trúc và tính minh bạch, điều này có thể làm tăng sự tin tưởng giữa cấp quản lý và người lao động. Việc phát triển văn hóa tổ chức diễn ra một cách tự nhiên. Các cuộc trò chuyện thông thường tại văn phòng - chẳng hạn như một nhân viên đi xuống hành lang để trò chuyện nhanh và không theo lịch trình với đồng nghiệp - có thể dẫn đến việc chia sẻ kiến ​​thức và hợp tác giải quyết vấn đề. Điều đó khó tái tạo trong một môi trường ảo, vốn thường dựa vào việc lên lịch trước cho các cuộc họp trực tuyến và quản lý KPI của nhân viên - mặc dù điều đó vẫn khả thi nếu có đủ kế hoạch và công nghệ.

Nhưng nếu bạn nhìn vào các số liệu khác nhau, công việc tại văn phòng thua kém làm việc tại nhà. Nghiên cứu gần đây phát hiện ra rằng những người làm việc từ xa báo cáo năng suất cao hơn và thích làm việc tại nhà vì tính linh hoạt, khả năng mặc quần áo bình thường và thời gian đi làm được rút ngắn hoặc không tồn tại. Làm việc từ xa cũng tiết kiệm chi phí đáng kể cho không gian văn phòng, một trong những mục hàng có ngân sách lớn nhất cho các tổ chức.

Sự sắp xếp kết hợp cố gắng kết hợp những gì tốt nhất của cả hai thế giới.

Đôi khi công việc kết hợp không hoàn hảo

Đúng là công việc kết hợp phải đối mặt với nhiều trở ngại giống như công việc trực tiếp. Lập kế hoạch và giao tiếp kém, các cuộc họp không hiệu quả vì đường truyền mạng hoặc không cần thiết và nhầm lẫn về trách nhiệm nhiệm vụ xảy ra từ xa cũng như trực tiếp.

Có lẽ vấn đề lớn nhất khi làm việc tại nhà đó là lo ngại về công nghệ và bảo mật. Mạng gia đình, một mục tiêu dễ dàng hơn cho các cuộc tấn công mạng, thường dễ bị tấn công hơn mạng văn phòng. Những người làm việc từ xa cũng có nhiều khả năng chia sẻ máy tính với người khác bên ngoài tổ chức của họ hơn. Các tổ chức lại thường phải đầu tư trả trước để giải quyết các vấn đề phức tạp và thường tốn kém này.

Với công việc lai ghép, người quản lý không thể nhìn thấy công việc đang diễn ra cũng như kiểm soát KPI của nhân viên như làm việc tại văn phòng. Điều đó có nghĩa là họ phải đo lường hiệu suất của nhân viên dựa trên kết quả với các thước đo hiệu suất rõ ràng trên các phần mềm thay vì tập trung truyền thống vào hành vi của nhân viên.

Một cạm bẫy tiềm ẩn khác: Các đường dây lỗi có thể phát triển trong các nhóm hỗn hợp - tức là sự hiểu lầm hoặc thông tin sai giữa những người ở văn phòng và những người ở nhà. Hai nhóm này có thể bắt đầu chia rẽ, có khả năng dẫn đến căng thẳng và xung đột giữa họ 

Thiết lập môi trường lai

Có rất nhiều khuyến nghị về cách tốt nhất để phát triển một mô hình lai. Dưới đây là một số ý tưởng tốt nhất.

Hạn chế họp mặt quá thường xuyên hoặc ít mục đích - tức là họp vì mục đích họp - dẫn đến mệt mỏi và kiệt sức. Không phải ai cũng cần có mặt tại mọi cuộc họp, nhưng cần có sự khéo léo từ ban lãnh đạo để đảm bảo không ai cảm thấy bị bỏ rơi. Và những ngày không họp có thể giúp tăng năng suất và cho phép nhân viên có nhiều thời gian không bị gián đoạn để tập trung vào các dự án phức tạp.

Lắng nghe nhân viên là rất quan trọng để đảm bảo môi trường lai đang hoạt động. Việc liên tục tìm kiếm phản hồi, thông qua các cuộc trò chuyện trực tiếp, các nhóm tập trung hoặc khảo sát nguồn nhân lực cũng rất quan trọng. Công nhận và khen thưởng nhân viên trực tiếp hoặc làm việc tại nhà khi thành tích của họ tốt hơn trong các lần đánh giá. Các biện pháp khuyến khích hiệu suất, chẳng hạn như phần thưởng tài chính hoặc thẻ đánh giá cao bao gồm cả giao thức ăn, giúp phát triển văn hóa hỗ trợ để tăng cam kết của nhân viên.

Cả quản lý và nhân viên đều phải minh bạch trong giao tiếp và hiểu biết về các kế hoạch lai. Các chính sách phải được đưa ra để xác định những nhiệm vụ xảy ra trong văn phòng và từ xa. Tiếp cận thông tin liên lạc đáng tin cậy là điều cần thiết, đặc biệt là đối với công việc từ xa. Tất cả nhân viên phải nhận được thông tin giống nhau tại cùng một thời điểm và một cách kịp thời. Rốt cuộc, dù ở văn phòng hay trực tuyến, người lao động không muốn cảm thấy họ là người cuối cùng được biết.

Cuối cùng, nếu có thể hãy tìm kiếm cho doanh nghiệp các phần mềm quản lý doanh nghiệp thích hợp để tiện quản lý và trao đổi công việc, khen thưởng và đốc thúc nhân viên một cách dễ dàng hơn.

Theo thenextweb.com

Dịch bởi tinhoctrungnam.vn